Aihearkisto: hankinta

Julkisten hankintojen todellinen ongelma

Moni yritys kokee kuntien hankintojen kohdistuvan suuriin toimittajiin, ja hankintojen nähdään painottavan hintaa laadun kustannuksella. Perttu Ahvenainen kirjoittaa Digitalist Networkin blogissa osuvasti kuntien hankinnoista ja nykyisen hankintamallin puuttuvasta dynaamisuudesta. Pertun artikkelin taustalla on erinomainen  Soile Kuitusen ja Ville Valovirran Hesarin pääkirjoitus samasta aiheesta. Julkishallinnon hankintatoimen haukkuminen on pop myös sosiaalisessa mediassa.

Mistä julkisten hankintojen kitka sitten oikein johtuu?

Vastaus löytyy historiasta. Julkishallinnon hankinnat olivat pitkään lähes yksinomaan suorittavan portaan hankintoja. Julkishallinnossa suunniteltiin, ja yksityiseltä puolelta hankittiin materiaalit toteutukseen, ehkä myös työmiehet.

Tällaisia hankintoja kutsutaan usein suoriksi hankinnoiksi, hankinnnan kohde tuottaa suoraan jotain, jolla on arvoa. (Julkishallinnon ilmaus suorahankinta viittaa toki aivan eri suoruuteen, joka on  tulevan blogipostauksen aihe.)

Yli- vai alilaatua?

Asiansa osaavissa yksiköissä suorien hankintojen laadulle on selvät kriteerit. Vielä tarkemmin sahattu koolinki ei taloa rakennettaessa ole kenenkään etu, kunhan ollaan mittatarkkuuden rajoissa. Tärkeää on löytää halvin luotettava toimittaja kunkin bulkkituotteen kategoriasta sillä kertaa. Usein tämä toimittaja on suuri ja toiminut alalla pitkään. Ylilaatu voi olla jopa pahasta, sillä jos siihen totutaan, ei kilpailutus jatkossa ehkä olisikaan mahdollista.

Reklamointi on julkisella puolella työlästä ja toimittajan vaihtaminen kesken projektin lähes mahdotonta. Ei lainsäädännön, vaan totuttujen tapojen vuoksi. Tavaksi on helposti tullut valita sellainen kumppani, jonka kanssa voidaan varmasti neuvotella, jos ongelmia syntyy. Usein tämä on ainakin se suuri, tuttu, entinen valtion tai kuntien omistama yritys.

Pienet digitaalistet yritykset tekevät hankkeita, jotka ovat epäsuoria hankintoja asiakkailleen. Työn tuloksena voi olla vaikkapa arkkitehtuurisuunnitelmia tai esimerkiksi uudet verkkosivut virastolle.  Suorien hankintojen parhaat käytännöt sopivat huonosti epäsuoriin hankintoihin, mikä yllättää kokeneet suorien hankintojen tekijät.

Ostajat hakevat samalla laatua ja halvempaa hankintahintaa, kuten Baswaren hankintatutkimus 2013 osoittaa.

Erinomaisesti suunniteltu koulu on vielä parempi kuin hyvin suunniteltu koulu ja keskinkertaisesti suunniteltu tietojärjestelmä voi olla hukkainvestointi hyvin suunniteltuun verrattuna. Epäsuorissa hankinnoissa on harvoin ylilaatua. Halvimmalla tehty suunnitelma harvoin tuottaa halvimman ja parhaan lopputuloksen. Epäsuorien hankintojen laatu vaikuttaa helposti hankintahintaa paljon suurempiin rahavirtoihin.

Kannattaako korkeammasta laadusta maksaa?

Hankintalaki ei sinänsä estä epäsuorien hankintojen laillista toteuttamista, mutta laillinen laadukas hankinta edellyttää viitseliäisyyttä. Parhaan valitsemisesta laillisesti on tehty ostajalle vaikeaa.  Hyvä hankintatoimi on osa hyvää johtamista. Jos johtaminen ei muutenkaan ole lapasessa, ei epäsuorissa hankinnoissa voida onnistua.

Hinnan ja laadun ymmärtäminen, riittävän hyvän valitseminen, mutta ei hinnalla millä hyvänsä, on epäsuorien hankintojen ydin. Julkisessa hankinnassa pitää luoda hankintakehikko siitä, kuinka paljon enemmän ollaan valmiita maksamaan keskinkertaista paremmasta laadusta. Ei mikään helppo homma.

Näin merkittävän hankintamuutoksen läpivienti on vaikeaa missä tahansa organisaatiossa, ja julkishallinnossa erityisesti. Itsenäisiä ostajia on julkishallinnossa tuhansia, ilman yksityiseltä puolelta tuttua konserniohjausta.

Kyse on loppujen lopuksi yksinkertaisista asioista. Tärkeää on ymmärtää millainen hankinta on kyseessä ja millaisin hankintaehdoin saavutetaan haluttu lopputulos. Helppoa periaatteessa, vaikeaa arjen kiireessä kokemattomalle.

Halvimman määrämuotoisen tuotteen ostajalle laadun arviointi on pelottavaa, työlästä ja uutta. Ilman onnistunutta laadun arviointia epäsuoran hankinnan voittaa paras toimittaja vain sattumalta, jos silloinkaan.