Tuomioistuinten IT-järjestelmien uudistus meni mönkään. Uusi järjestelmä on hitaampi kuin vanha. Uudella ei pysty hoitamaan monimutkaisia rikosvyyhtejä. Käyttäjät eivät osaa käyttää uutta. Virheitä syntyy ja roistot kulkevat vapaalla jalalla.
Vuosi pari sitten VR:n lippujärjestelmien uudistus epäonnistui samaan tapaaan. Uusi järjestelmä oli hidas, toimi virheellisesti ja sitä oli vaikea käyttää. Sittemmin järjestelmä on saatu korjatuksi, mutta sitä on yhä vaikea käyttää. Autorekisterikeskuksen järjestelmien kanssa oli taannoin samanlaisia ongelmia. Myös tulli on kärsinyt järjestelmiensä uudistamisesta merkittävästi.
Vanhan järjestelmän korvaaminen uudella vaikuttaa olevan vaikeaa ja virhealtista. Syitä uudistusten epäonnistumiseen ovat ainakin seuraavat.
Ensinnäkin, vanhojen järjestelmien toiminnallisuudet eivät ole täysin tiedossa. Järjestelmät ovat pitkäikäisiä. Kun järjestelmä on ollut käytössä 10 vuotta, siihen on väistämättä tehty lukemattomia muutoksia. Muutoksista harvemmin on dokumentaatiota. On vaikeaa korvata vanhaa uudella, kun ei tiedä millainen vanha tarkalleen on. Järjestelmä on elänyt ja muuttunut poliittisen prosessin mukana; usein järjestelmän täytyy toteuttaa nykyinen laki ja osa entisestäkin.
Toiseksi, järjestelmään kuuluvat myös käyttäjät ja heidän toimintatapansa. Usein käyttäjät käyttävät vanhan järjestelmän puutteita paikatakseen erilaisia apujärjestelmiä. Yleisin näistä järjestelmistä lienee MS Excel. Mikäli näitä apujärjestelmiä ei oteta huomioon järjestelmää korvatessa, osa järjestelmästä jaa uusimatta. Tai toisin sanoen: työprosessi on yleensä laajempi kuin korvattava tietojärjestelmiä. Työprosessin selvittäminen on hyvin vaikeaa, koska se vaatii järjetelmän käytön pitkäaikaista havainnointia. Lisäksi puutteellisen järjestelmän luoman työprosessin uudelleenluominen on turhaa.
Kolmanneksi, vanhat järjestelmät on yleensä toteutettu olettaen, että käyttäjä korjaa järjestelmän virheet. Osa vaatimuksista – eli lakien ja asetusten määräyksistä – on ristiriitaisia keskenään tai vähintäänkin tulkinnanvaraisia. Siksi järjestelmät eivät edes pyri olemaan täydellisiä, vaan odottavat käyttäjien – virkamiesten – korjaavan virheet. Virheellisen järjestelmän toteuttaminen uudelleen on vaikeampaa kuin virheettömän.
Neljänneksi, teknologia muuttuu. Kymmenen vuotta vanha järjestelmä perustuu yli 10 vuotta vanhaan teknologiaan. Karttakäyttöliittymän sijaan käytössä on todennäköisesti lomakkeisto. Automaattisten rajapintojen sijaan on käytössä kuukausittaiset perustietoeräajot. Käyttäjien keskinäinen yhteistyö on hankalaa; samaa dokumenttia ei voi käsitellä kuin yksi käyttäjä kerrallaan. Tämänkaltaisten vanhojen teknologioiden toteuttaminen uudestaan ei ole mielekästä.
Viidenneksi, sekä järjestelmän käyttäjien että loppukäyttäjien (asiakkaiden) tietotekniset valmiudet ovat muuttuneet ja muuttuvat jatkossakin. Yhä suurempi osa tehtävistä on mahdollista antaa loppukäyttäjien (asiakkaiden) tehtäväksi ja näin välttää tietojen kopiointia, virheitä ja ylimääräistä työtä. Loppukäyttäjät myös tietävät, että teknologia on muuttunut, eivätkä suostu käyttämään vanhentunutta teknologiaa, vaikka se olisikin kiedottu uuden järjestelmän valekaapuun.
Mikä siis neuvoksi?
Vanhan korvaaminen uudella ei siis ole hyvä ajatus. Mikäli vanha toimii, käytettäköön sitä. Jos vanhan järjestelmän alustana olevat teknologiat ovat katoamassa, vanhan korvaaminen uudella kannattaa tehdä paloittain. Teknologioiden katoaminen on hyvin harvinaista eikä koskaan tule yllättäen. Siksi vanhaa ei juuri koskaan ole tarvetta korvata päistikkaa uudella.
Mikäli vanhasta on pakko päästä eroon, tehtäköön uusi järjestelmä alusta alkaen uudestaan. Järjestelmien tekemisessä käytettäköön mahdollisimman moderneja teknologioita ja työvälineitä. Varmistettakoon, että järjestelmää on jatkossa mahdollista laajentaa vielä uusien teknologioiden kypsyessä. Pidettäköön huoli uuden toteuttamisen ketteryydestä ja lopputuloksen avoimuudesta. Avointa järjestelmää on jatkossa helpompaa ylläpitää eikä sitä tarvitse koskaan korvata kertarysäyksellä uudellla.
Mikäli uuden tekeminen vaikuttaa mahdottomalta liiallisen monimutkaisuuden vuoksi, yksinkertaistettakoon lakeja, säädöksiä ja muita järjestelmään kohdistuvia vaatimuksia. Vanhaa sanontaa mukaillaksemme:
mikä on liian monimutkaista ollakseen tietojärjestelmä, ei voi olla lakikaan.
Hyvä Renki 